Bütçe Nedir ?

Bütçe bir kuruluşun ayrıntılı finansal eylem planıdır. Belirli bir zaman dilimi içerisinde stratejik planları, ölçülebilir masraflara ve beklenen getirilere çevirir.

Bütçe ve bütçeleme kavramı finansçı olmayan yönetici ve çalışanların muhtemelen diğer finans konularına göre daha çok karşılaştığı ve aşina olduğu kavramlardır. Finansçı olmayan çalışanlar bütçelemenin gereksiz ve angarya bir iş olduğunu düşünebilmektedirler. 

Tabii ki finans bakış açısıyla bakıldığı zaman bütçeleme, şirket açısından ileriyi görebilmek için kullanılan en faydalı araçlardan biridir. Etkili ve özenli yapılan bir bütçe şirketin kaynaklarını en verimli şekilde kullanmasını sağlamaktadır.

Bütçeleme Süreci

Büyük ölçekli şirketlerde birçok yönetici bütçeleme sürecine dahil olmaktadır. Küçük şirketlerde ise çoğu zaman bir veya birkaç kişi bütçelemeden sorumludur ya da bütçeleme yapılmamaktadır.

Bütçe yapmak çok zaman alan bir şey olsa da eğer etkin şekilde yapılırsa harcanan zaman boşa çıkmayacaktır. Çünkü yapılan bütçe gerçekçi olacak ve çalışanlar kendisini bütçeye bağlı hissedecektir.

Hazırlanan bütçe çalışması onaylandığı zaman bireysel olarak her yönetici kendi bölümünden sorumlu olmaktadır. Bir piramit gibi düşünürsek, piramitin en alt kısmından uzman ya da departman liderleri sorumlu olup kendi ekiplerini bütçe dahilinde yönetirler. Piramitin orta kısmında ise müdür pozisyonundaki çalışanlar devreye girip bir alt basamaktaki sorumluları bütçe dahilinde kontrol ve yönetirler. Piramitin en üst kısmında ise üst yönetim bulunur ve bütçeye hakim olan üst yöneticiler onay yetkilerini bütçe dahilinde kullanırlar.

Bütçeleme süreci genel olarak aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır;

• Satış hacmi, gelirler, sermaye yatırımı, kar dağıtımı ve giderler gibi gelecekte oluşacak olan ticari olayları öngörmek,
• Öngörüleri şirket hedefleri ve finansal sınırlarla  bağdaştırmak,
• Oluşturulan bütçeyi şirket genelinde kabul etmek,
• Bütçelenen sonuçları elde etmek için ticari faaliyetleri yönetmek.

Bütçe neden önemlidir ?

Bütçe belirli bir zaman dilimi içerisinde gerçekleşen ticari olaylar ve bunların sonuçları ile karşılaştırıldığında şirket için en verimli değerlendirme ve analiz aracı haline gelir. Böylece şirket yöneticilerinin ya da kendinizin belirlediğiniz hedeflere ulaşmakta ne kadar başarılı olduğunuzu görmüş olursunuz. 

İşletme Bütçesi Hazırlamak

Bütçeyi tanımlayıp bütçeleme sürecinden kısaca bahsettikten sonra işletme bütçesi hazırlamayı bir örnek üzerinden açıklayacağım. Böylece zihninizde daha iyi canlanacak ve kendi şirketiniz için basit şekilde bir bütçe hazırlayabileceksiniz.

İşletme bütçesi hazırlamayı altı adımda gerçekleştirebilirsiniz;

1. Hedeflerinizi tanımlamak,
2. Varsayımları belirlemek,
3. Satışları ve gelirleri öngörmek,
4. Satılan malların maliyetini öngörmek,
5. Satış, genel ve idari maliyetleri tahmin etmek,
6. “Ya olursa” senaryolarını oluşturmak.

1- Hedeflerinizi tanımlayın

Belirli bir zaman dilimi içerisinde şirket için hedefler belirleyin. Belirlediğiniz bu hedeflerin şirketin bütçesini nasıl etkileyeceğini göreceksiniz. 

Örneğin; bir internet altyapı sağlayıcısı şirket düşünelim. Şirketin hedeflerinin arasında “en iyi hizmet veren internet altyapı şirketi olmak” yer alıyor. Bu hedefe yaklaşmak için “daha iyi makinelere yatırım yapmak” , “eğitim seviyesi yüksek personeller çalıştırmak” gerekecektir ve sonuçta bunların hepsi bir yatırım maliyeti olacak ve bütçelenen yılda maliyetleri arttıracaktır. Daha iyi makineler almak için gerekli yatırım maliyetini tespit ettikten sonra bütçemize bu maliyet tutarını ekleyeceğiz.

Bu şekilde tüm hedefler belirlenir ve bütçeye maliyet olarak yazılır.

2- Varsayımları belirleyin

Geçmiş deneyimlerinizden faydalanarak bütçelenen yıl için varsayımlarda bulunabilirsiniz. Örneğin; “bu yıl personele %7 zam yapılabilir” , “döviz kurunda artış olabilir” , “hammadde maliyetleri %10 artabilir” gibi varsayımlar yapın ve bu varsayımların doğuracağı sonuçları artı ya da eksi şekilde bütçenize kaydedin. Personele zam yapmayı düşünüyorsanız bütçelenen yıldaki personel maaşlarını varsaydığınız zam oranında arttırarak bütçeye kaydedin.

3- Satışları ve gelirleri öngörmek

Satışları öngörmek için şunları değerlendirmeniz gerekmektedir;

• Şirketinizin ürünlerindeki satış artışının geçmişi,
• Piyasada bulunan ya da piyasaya yeni girecek rekabetçi ürünler,
• İkame ürünlerin bulunurluğu,
• Satın alanların fiyata olan duyarlılığı,
• Yinelenen satın alımları yapan müşterilerin oranı,
• Satış ve pazarlama çalışmalarında yapılması planlanan değişiklikler.

Tüm bunları değerlendirerek bütçelenen yıl için satışlarınızda ne kadar artış olabileceğini tespit etmeli ve bütçede tahmini satış tutarını yazmalısınız.

4- Satılan malların maliyetini öngörmek

Hedefleri, satışları ve gelirleri bütçelediniz; şimdi ise sıra bunların maliyetlerini tahmin etmekte. Maliyetleri tahmin ederken şüphesiz ki enflasyonu hesaba katarak üretime giren malzemelerin giriş fiyatlarındaki tahmini artışı malzeme fiyatlarına ekleyerek hesaplamalısınız. Daha sonra da stok hesaplarınızı yapıp stok maliyetlerini hesaplayarak bütçelenen dönemde satışların maliyetinin ne kadar olabileceğini bütçenize yazmalısınız.

5- SG&İ maliyetlerini tahmin etmek

Bu aşama şirketin faaliyet giderlerinin bütçelendiği aşamadır. Satış & pazarlama, genel yönetim giderleri ve finansman giderlerinizi tahmin ederek bütçenize yazmalısınız. Bu tahmini geçmiş yıl verilerine, varsayımlarınıza, tecrübelerinize, veya karşı taraflarla yaptığınız anlaşmalara, sözleşmelere göre yapabilirsiniz.

6- “Ya olursa” senaryolarını oluşturmak

En son aşamada başlıktan da anlaşılacağı üzere “ya olursa” dediğiniz; daha çok tecrübelerinize ya da öngörülerinize dayanan daha çok olağanüstü olan değişimlerin bütçe senaryonuza olan etkilerini hesaba katacaksınız. Olağan şartlar altındaki hesaplamalarınız ile oluşan bütçenizin yanında olağandışı durumların göze alındığı bütçeleriniz de olmalıdır.

Örneğin; “ya dolar kuru %50 artarsa” , “ya ülkede terör olayları çıkar da hiç turist gelmezse” , “ya yaz kurak geçer de verimli hasat alınamazsa” , “ya pazarlama çalışmalarım çok başarılı olursa satışlarım %100 artarsa” gibi varsayımlar altında farklı bütçeler oluşturabilirsiniz. Bu bütçelere “en kötü ihtimal bütçesi” , “en iyi ihtimal bütçesi” gibi isimler verebilirsiniz.